L'élimination

Aucun document d’archives publiques n’est éliminable sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (article l. 212-2 du code du patrimoine).

Délit de destruction d'archives

Ce visa est obligatoire car il constitue une décharge pour le service. Cette procédure se décompose dans les étapes suivantes :

1. La rédaction de la demande de visa d'élimination 

Elle est succincte et comporte cinq éléments de description :

• Identification des documents soumis à l'élimination : il ne s'agit pas d'une description détaillée pièce à pièce mais d'une liste de catégories de documents.                                  
• Les dates extrêmes des documents (dates du plus récent et du plus ancien des documents du dossier).
• La durée d'utilité administrative des documents (mentionnée sur le tableau de gestion des archives du service, voire définie par les Archives départementales s'il n'en a pas été d'établi).
• Le métrage (masse des documents soumis à l'élimination en mètres linéaires, nombre de boîtes, nombre de cartons, cubage...).
• Date, signature et cachet du chef du service demandeur.

2. Le visa d'élimination 

Le projet de visa d’élimination doit être transmis, au format modifiable (.ods, .xls), aux Archives départementales pour pré-validation. Pour cela, il convient de le transmettre par mail au personnel des Archives compétent (Nous contacter) ou à l'adresse éléctronique du Pôle Archives départementales: ad83@var.fr

Une fois validé par les Archives départementales, le service imprime le bordereau en deux exemplaires, les fait dater, signer, puis les adresse par voie postale. Un exemplaire visé par les Archives départementales est retourné au service pour conservation définitive par ses soins et pour preuve réglementaire.

3. La destruction matérielle 

Après signature du visa en original par les Archives, la procédure matérielle d'élimination peut être réalisée (en lien avec les services logistiques des producteurs d'archives concernés).

En tout état de cause, les documents doivent être soit incinérés soit recyclés par un prestataire qui fournira un certificat de destruction l’engageant sur la confidentialité de celle-ci.