La gestion des documents

Une gestion au quotidien

L’organisation des dossiers, la recherche dans ceux-ci, est souvent complexe. Les Archives départementales sont présentes pour aider tous les services et les administrations du Var à maîtriser leur production documentaire. Mais le tri et la conservation des archives s’effectuent en réalité au quotidien. C’est une tâche importante qui doit être prise en compte dans la définition des missions d’un agent administratif (au moment de la rédaction d’une fiche de poste par exemple).

Ainsi, le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue de son dossier. Il est indispensable d’organiser ses dossiers et de les trier régulièrement pour ne pas se laisser envahir et retrouver plus facilement l’information nécessaire à la continuité de l’action administrative.

Les Archives départementales préconisent les conseils suivants :

• Il convient d’indiquer dès la création du dossier (par exemple sur la chemise) : l’intitulé (éviter les intitulés peu explicites tels que « divers » ou « affaires générales ») ; la typologie des documents ; les dates extrêmes (date du document le plus ancien et du plus récent). Ces informations faciliteront l’identification du dossier notamment lors de recherches.
• Il est également indispensable d’organiser les documents composant le dossier et de les trier régulièrement (classer chronologiquement les pièces d'un dossier, créer des sous-dossiers, éliminer régulièrement les doublons et les brouillons en privilégiant la conservation d’originaux datés et signés). Ne retirez pas de pièces d’un dossier pour en ouvrir un autre, car le premier dossier peut perdre une partie de son sens. Faites plutôt des photocopies.
• Lors de la clôture d’un dossier, il convient de procéder à son préarchivage en conditionnant les dossiers dans des boîtes et en indiquant pour et sur chaque boîte (en se référant au tableau de gestion) le contenu de celle-ci ainsi que le sort final et l’année de fin de durée d’utilité administrative (DUA). Ceci facilitera la réalisation et l’organisation futures des éliminations et des versements.

Les Archives départementales (Nous contacter) peuvent également intervenir sur votre site à la demande et sur rendez-vous afin de :

• Réaliser un état des lieux en analysant votre organisation, vos pratiques, vos besoins ainsi que les catégories de documents reçus et produits, leur forme, leur support ou leur usage.
• Evaluer votre production documentaire en fonction des réglementations administratives, juridiques et archivistiques afin de déterminer les délais et obligations de conservation.
• Elaborer un tableau de gestion de vos documents sur lequel vous pourrez vous référer au quotidien.
• Au-delà, et conformément à la loi, vous aider à organiser les destructions ou les versements d’archives.

Bon à savoir

Quand trier mes archives ? Quand les verser ? Quand les éliminer ?
a - Je n'attends pas que les armoires soient pleines. Je procède régulièrement, au moins une fois par an, au tri de mes archives. Je profite d'une période de moindre activité pour identifier les archives éliminables et celles qui doivent être versées aux Archives départementales.
b - Je verse aux Archives départementales, en application de leurs consignes et de leur validation, dès que je cumule au moins 1 mètre linéaire d'archives (quelle que soit la typologie) soit au minimum une dizaine de boîtes.
c - Je réalise la procédure réglementaire d'élimination le plus souvent possible. Il n'y a pas de quantité minimum d'archives pour faire valider une élimination.

Je vais changer de service ? / Je vais partir à la retraite ?
Je prépare mon départ : mes dossiers, qui sont le reflet de mon activité au sein de ma direction, doivent être traités en amont de mon départ, par mes propres soins, pour ne pas les laisser en déshérence au fond d'un placard et mettre en difficulté les collègues qui reprendront mes activités. Je prépare l'opération de versement et d'élimination suivant les consignes notées plus haut et en appui des informations en lien ci-dessous.

Conseils sur le nommage de vos fichiers électroniques
- 4 éléments : SUJET_TYPE_DATE_VERSION
- Format des dates : AAAAMMJJ
- Format des versions : V1, V2, VF etc.
- 1 seul séparateur possible : UNDERSCORE _
- Ni accent ni caractères spéciaux ni espaces
- Privilégier les majuscules

Exemples :
CODIR_ORDRE DU JOUR_20191028_V1
REUNION DU 15 MARS 2017_CR_20170320_V2
MARCHE DE PRESTATIONS 2020 2024_CCTP_20201002_VF

Comment présenter des procédures hybrides (supports mixtes papier et numérique) ?

- Mentionner le nom des logiciels / téléprocédures
- Mentionner les années de mise en service / fermeture des applicatifs