Consignes de classement

 Comment classer un arriéré de traitement ?

- Séparer archives et documentation

- Identifier les services producteurs

- Classer vos dossiers selon un ordre logique :
 

• alphabétique

   exemple : dossiers d'assistance éducative (nom du mineur), dossiers de naturalisation

• chronologique

   exemple : dossiers du personnel (année de naissance), dossiers d'associations Loi 1901, AFUL (année de dissolution), dossiers de subventions (année de clôture)

• géographique

   exemple : dossiers de ports maritimes (par ports), dossiers loi sur l'eau (par ordre alphabétique de commune ou bassins versants)

• thématique

   exemple : dossiers de procédures collectives (par type de clôture)

• typologique

   exemple : déclarations et certificats de nationalité française, dossiers de contentieux administratif ou pénal

• structure administrative porteuse

   exemple : dossiers Natura 2000 (commune, parc national, pays de xxx, syndicat intercommunal)

• les critères peuvent se combiner (alpha-chronologique, alpha-géographique, chrono-thématique, etc.)

   exemples :

les dossiers d'urbanisme : classés par année d'autorisation puis par ordre alphabétique de commune.
les dossiers d'enquête sur une entreprise : classés par année d'enquête puis par code NAF.
les dossiers d'entreprises agroalimentaires agréées : classés par année de cessation d'activité et par commune.

Comment décrire des dossiers nominatifs dans un bordereau de versement ?

Pour des dossiers nominatifs à verser, mentionner dans le bordereau les trois premières lettres du nom de famille en colonne “description” et reporter les noms et prénoms complets en colonne “observations”.

exemple : DUP | DUPONT Alain


En cas de doute, contacter les Archives départementales.