Rechercher un document administratif

Selon l’article L 213-2 du code du patrimoine, les registres de naissances et de mariages sont communicables après un délai de 75 ans à compter de leur clôture. Les actes de naissance avec mentions marginales ne sont pas diffusables en ligne avant un délai de 100 ans (délibération CNIL du 12 avril 2012). Leur consultation se fera donc uniquement en salle de lecture, sur les postes informatiques dédiés.

Les actes antérieurs à 1922 sont en ligne : https://archives.var.fr/arkotheque/consult_fonds/index.php?ref_fonds=2 .

Entre 1923 et 1942 (1945 pour Toulon et ses environs), les actes ne sont consultables que sur les postes informatiques en salle de lecture. Pour le détail de la période 1942-1945, se reporter à la page en ligne.

Après 1942, il convient de se rapprocher du service de l’état civil de la commune concernée ou de faire sa demande sur le site : https://www.service-public.fr/ 

Cas particulier des demandes de copie certifiée conforme d’un acte d’état civil par un ressortissant étranger : 

Selon la circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/007 du 23 juillet 2010, seuls les officiers d’état civil sont habilités à délivrer des copies ou extraits authentiques nécessaires à la réalisation de formalités administratives, y compris lorsque les documents originaux ont déjà été versés dans un service d’archives public. 

Il convient de renvoyer l’usager vers le service de l’état civil de la commune concernée. Nous pouvons seulement lui transmettre une copie numérique simple.

Les registres antérieurs à 1922 sont numérisés et consultables en ligne : https://archives.var.fr/arkotheque/consult_fonds/index.php?ref_fonds=9 
Certains ont même été indexés et la recherche peut s’effectuer par nom : https://archives.var.fr/arkotheque/client/ad_var/registres_matricules/index.php 

Les registres correspondant aux classes 1923 à 1939 sont numérisés mais soumis à un délai de communicabilité régi par les articles L.213-1 et L.213-2 du code du patrimoine. Les registres matricules, qui peuvent comporter des secrets protégés par la loi, sont ainsi communicables à l'issue d'un délai de 25 ans après le décès à 120 ans à compter de la naissance selon les cas. La fiche pourra être consultée à la condition qu’aucune information protégée ne soit mentionnée. Dans le cas contraire, une demande de dérogation pourra être faite.  

Une dérogation générale permet depuis 2012 la libre consultation des registres matricules du recrutement militaire des classes ayant servi durant la Première Guerre mondiale et non encore librement communicables (classes 1912-1921) : https://francearchives.gouv.fr/fr/circulaire/MCCC1239505A 

Les registres postérieurs à 1940 sont conservés par le Service historique de la Défense à Pau : https://www.servicehistorique.sga.defense.gouv.fr/le-shd-en-france/pau-centre-des-archives-du-personnel-militaire-capm 

Les notaires sont tenus de verser leurs minutes après un délai de 75 ans selon l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/026 du 16 décembre 2009. Les actes plus récents sont donc toujours conservés à l’office. Leur délai de communicabilité est régi par les articles L.213-1 et L.213-2 du code du patrimoine : elles sont librement communicables  après un délai de 75 ans. 

Afin de pouvoir effectuer une recherche d’acte notarié, il nous faut impérativement connaître le nom du notaire (si possible également son prénom), le lieu de l’étude, le nom des parties concernées et la date précise de l’acte (jour, mois et année).

Certains registres parmi les plus anciens ont été numérisés et sont consultables en ligne : https://archives.var.fr/arkotheque/consult_fonds/index.php?ref_fonds=5

Mutations par décès, actes civils publics / fiches décès, déclarations de successions

Les tables de succession sont en ligne jusqu’en 1969. Elles permettent de connaître la date d’une éventuelle succession. Une fois la date connue, il convient de rechercher les registres de mutations par décès dans l’inventaire de la sous-série 3 Q. Ces documents ne sont pas numérisés et consultables uniquement en salle de lecture.

Entre 1970 et 1985, les Archives départementales du Var conservent les fiches décès sauf pour le bureau de Hyères. Ces fiches permettent d’obtenir les références des déclarations de succession.

Les fiches décès sont à conserver 30 ans par le service producteur selon la circulaire AD 90-8 du 20 novembre 1990 :
CIRCULAIRE AD 90-8 DU 20 NOVEMBRE 1990 Tri des documents détenus par les services extérieurs de la direction générale des impôts.  Les Archives départementales du Var ne conservent pas de documents postérieurs à 1985.

Pour les fiches décès postérieures à cette date, il convient de s’adresser au service de publicité foncière et de l’enregistrement de Draguignan ou Toulon, selon les cas : spf.draguignan2@dgfip.finances.gouv.fr et spf.toulon2@dgfip.finances.gouv.fr 

Les tables et les relevés de formalités ont tous été numérisés et sont consultables en ligne jusqu’en 1955. Après cette date, il faut contacter le service de publicité foncière : spf.draguignan2@dgfip.finances.gouv.fr et spf.toulon2@dgfip.finances.gouv.fr 

Les recherches se font uniquement par nom de personne et non par numéro de parcelle. Un tutoriel vidéo sur notre site internet peut vous aider dans votre recherche en vous détaillant la procédure à effectuer. Une page du site détaille également la procédure.

La majorité des registres de transcriptions hypothécaires se trouve en ligne sur le site internet des Archives départementales :
https://archives.var.fr/arkotheque/navigation_facette/index.php?f=transcriptionhypothecaire

Toutefois, certains d’entre eux ont été endommagés par les inondations de 2010 et n’ont pas encore pu être restaurés. Aucune recherche ne sera effectuée pour une transcription numérisée.
Si la mention “mauvais état matériel” est précisée, vous pouvez nous adresser votre requête. 

Plans et matrices du cadastre

Les plans et les matrices du cadastre dit napoléonien sont numérisés et en ligne.

Les plans du cadastre rénové sont numérisés et en ligne pour les arrondissements de Draguignan et Brignoles. Les plans rénovés du bureau de Toulon ne sont pas encore en ligne.

Compte cadastral / historique de parcelle

Vous pouvez effectuer vous-même la recherche sur le site internet des Archives départementales du Var en utilisant les plans (https://archives.var.fr/arkotheque/consult_fonds/index.php?ref_fonds=6) et les matrices (https://archives.var.fr/arkotheque/consult_fonds/index.php?ref_fonds=1). 

Les agents des Archives départementales ne réalisent pas les historiques de parcelles. En effet, il n'entre pas dans les attributions du personnel des archives de se substituer aux particuliers pour leurs recherches, au détriment de ses missions de conservation, classement, inventaire et communication. Vous trouverez toutes les informations utiles sur cette page

La communicabilité des archives judiciaires est régie par les articles L.213-1 et L.213-2 du code du patrimoine : elles sont librement communicables après un délai de 75 ans appliqué à la date du document ou 25 ans après le décès des intéressés. Si elles concernent un mineur, le délai est fixé à 100 ans.

Pour obtenir la copie d’un jugement, il est obligatoire de nous transmettre la date exacte (jour, mois, année), le tribunal concerné et les noms des parties. 

Les jugements civils (incluant les jugements de divorce) sont versés aux Archives départementales après un délai de 30 ans suivant les préconisations de sélection modifiant les règles de gestion des archives des greffes des tribunaux judiciaires en matière civile et pénale (Référence : DGPA/SIAF/2022/007) :
https://francearchives.gouv.fr/fr/file/563af3648b545ca99e795ea970edb938dfe404a9/DGPA_SIAF_2022_007_preconisations_archives_greffes_VF_20231004_publication.pdf
Les jugements de moins de 30 ans seront donc demandés auprès du tribunal concerné.

Jugements de divorce pour le tribunal de grande instance de Toulon disponibles jusqu’en 1993

Jugements de divorce pour le tribunal de grande instance de Draguignan disponibles jusqu’en 1992

Permis de construire

Les communes ont l’obligation de conserver l’intégralité des dossiers de permis de construire accordés sur leur territoire (circulaire DGP/SIAF/2014/006). Pour la consultation des dossiers nous vous recommandons d’adresser vos demandes en mairie en priorité, soit au service de l’urbanisme, soit au service des archives. La collection devrait y être complète. C'est la collection conservée par la commune qui est communicable au public.

Déclaration de travaux

Ces déclarations sont supprimées depuis l’ordonnance n°2005-1527 du 8 décembre 2005 et la refonte du code de l’urbanisme en 2007. Elles sont remplacées par la déclaration préalable. Celles-ci sont conservées par les communes en application de l'instruction DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014. Dans tous les cas, il convient de s’adresser au service urbanisme de la commune concernée.

Les établissements scolaires sont tenus de conserver leurs registres matricules, fichiers des élèves et dossiers scolaires cinquante ans après la clôture du registre, du fichier ou du dossier.
Instruction ministérielle DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005 : https://francearchives.gouv.fr/fr/file/9c9646718ba80c848f5029724ac465e1b76adea6/static_892.pdf

A ce jour, seules les écoles Jean-Janin (Roquebrune-sur-Argens) et Marie-Curie (Draguignan) et le lycée Rouvière (Toulon), ont versé ces types de documents aux Archives départementales. Pour tous les autres, il faut s’adresser directement à l’établissement concerné.

Les registres d’immatriculation de véhicules de 1922 à 1950 conservés aux Archives départementales du Var sont numérisés et consultables en ligne. Vous trouverez toutes les informations utiles sur notre site : https://archives.var.fr/arkotheque/consult_fonds/index.php?ref_fonds=27 

Pour retrouver les registres postérieurs à 1950 il faut s’adresser à la Préfecture du Var : https://www.var.gouv.fr/Nous-contacter 

Selon la circulaire DGP/SIAF/2015/001 du 23 janvier 2015 les dossiers de demande de CNI sont détruits par le service producteur (Préfecture) après un délai de 12 ans pour les demandes non sécurisées ; un délai de 15 ans pour les demandes sécurisées émises avant le 2 janvier 2004 et un délai de 20 ans pour les demandes sécurisées postérieures au 2 janvier 2004. Ces documents ne sont donc jamais conservés par les Archives départementales.

Selon la circulaire NOR/INT/A/94/00198/C du 5 juillet 1994, les fiches manuelles de demandes de passeport sont éliminées  par le service producteur après un délai de 12 ans. Les dossiers de demande de passeport quant à eux sont éliminés après un délai de 6 ans. Ces documents ne sont donc jamais conservés par les Archives départementales.

Afin d’entreprendre une recherche, il est impératif de nous fournir les informations suivantes : nom du lotissement et/ou du lotisseur, date d’approbation, commune concernée. Si vous recherchez uniquement le cahier des charges, il est nécessaire de nous communiquer la date de l’acte et le nom du notaire qui l’a enregistré.

Pour effectuer des recherches sur les ICPE, il convient de fournir les éléments suivants  : nom de la commune ou lieu-dit, nom de l’exploitant ou de la société, type d’installation / risque et l'année. Sans ces éléments il nous est impossible de trouver des informations sur un éventuel site polluant. Nous vous invitons également à effectuer une recherche préalable sur le site Géorisques : https://www.georisques.gouv.fr/risques/basias/donnees#/ 

Dans l'annexe de la note de 2022 (DGPA/SIAF/2022/004) portant sur l'archivage des documents fiscaux relatifs aux redevables particuliers détenus par les services des impôts des particuliers, il est mentionné une durée d’utilité administrative de trois années pour les avis d'imposition, et le sort final suivant : élimination en règle générale, et tri des années de recensement. La majorité des avis sont donc éliminés après ce délai de trois ans.

Si vous recherchez des cartes, plans, photographies, cartes postales, gravures, dessins, tous nos documents iconographiques sont numérisés et consultables sur notre site internet : https://archives.var.fr/arkotheque/moteur_facette/index.php?ref=2&alias=moteur_iconographie  

Si vous souhaitez une copie numérique en haute définition, il faut impérativement nous transmettre la cote du document. 

Toute réutilisation doit s’effectuer dans le respect des dispositions du code de la propriété intellectuelle, de la législation relative aux données à caractère personnel et du règlement de réutilisation des informations publiques adopté par le Département du Var en novembre 2024, également consultable sur notre site internet : 

https://archives.var.fr/article.php?larub=566&titre=reutiliser-les-archives

Ces documents sont conservés pendant une durée de 20 ans puis éliminés par les établissements hospitaliers, après obtention d’un visa des Archives départementales.

Référence : Article R1112-7 du Code de la santé publique

"Le dossier médical mentionné à l'article R. 1112-2 est conservé pendant une durée de vingt ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l'établissement ou de la dernière consultation externe en son sein. Lorsqu'en application des dispositions qui précèdent, la durée de conservation d'un dossier s'achève avant le vingt-huitième anniversaire de son titulaire, la conservation du dossier est prorogée jusqu'à cette date. Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de dix ans après son dernier passage dans l'établissement, le dossier est conservé pendant une durée de dix ans à compter de la date du décès. Ces délais sont suspendus par l'introduction de tout recours gracieux ou contentieux tendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l'établissement de santé ou de professionnels de santé à raison de leurs interventions au sein de l'établissement."