La protection des données personnelles

Le Règlement européen 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel ou RGPD est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les Etats membres de l’Union européenne.

Le RGPD est complété par la loi du 6 janvier 1978, dite loi Informatique et Libertés, modifiée à plusieurs reprises et tout récemment par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles. Cette dernière loi a servi à « implémenter » le RGPD en droit national et porte transposition de la directive européenne 2016/680 relative aux « données pénales ».

Il convient de préciser que le RGPD s'applique seulement aux données relatives au personnes vivantes.

Le département s'assure de la conformité des traitements des données personnelles recueillies dans le cadre de ses missions et activités.

Aux Archives départementales, les données concernées sont :

Le fichier nominatif d'inscription des lecteurs d'archives

Pour consulter les archives conservées dans les centres d'archives publics, les lecteurs (usagers) sont tenus de se faire inscrire chaque année (Circulaire 90-6 du 14 septembre 1990 sur le règlement à l'usage des lecteurs et Note AD5018 du 25 mai 1994 sur le fonctionnement des salles de lecture).

Les informations constitutives de l'identité du lecteur et exigibles de celui-ci sont les suivantes :

• nom et prénoms
• références de la pièce d'identité produite en justification
• domicile et éventuellement adresse temporaire

Les Archives départementales du Var demandent en plus les renseignements facultatifs suivants :

• numéro de téléphone et adresse mail
• motivation et but de la recherche

Le fichier constitué est informatisé (logiciel Arkhotèque-Gestion) et ne sert qu'à l'usage exclusif des Archives départementales du Var pour un usage en matière de communication des archives afin de sécuriser les communications, de pouvoir contacter éventuellement les lecteurs dans le cadre de leur recherche et à des fins statistiques.

Les informations sont rectifiables par les lecteurs à tout moment et au moins une fois par an et les données sont détruites au bout de 10 ans.

Le fichier nominatif d'inscription des emprunteurs d'ouvrages de bibliothèque

Les Archives départementales ont mis en place un service de prêt externe des ouvrages de la bibliothèque. Afin de pouvoir sécuriser la communication de ces documents, le fichier constitué est informatisé (logiciel Orphée). 

Les informations constitutives de l'identité de l'emprunteur sont les suivantes :

• nom et prénoms
• date et lieu de naissance

Le fichier, ainsi constitué, ne sert qu'à l'usage exlusif des Archives départementales pour assurer la sécurité des documents et à des fins statistiques. Les données sont rectifiables par les emprunteurs à tout moment. Les données peuvent être détruites sur demande si aucun ouvrage n'est en cours d'emprunt. Au bout de 1 an sans emprunt, les données sont détruites.

L'espace personnel sur le site Internet des Archives

Le fichier constitué pour assurer ce service aux internautes ne constitue pas un fichier nominatif au sens de la loi. Seuls l'adresse mail et un mot de passe cripté constituent cette base. Les Archives départementales n'ont pas d'accès au contenu de cet espace propre à chaque internaute. Aussi, il n'est pas possible de vous fournir les informations contenues dans ce panier. Par contre les Archives départementales peuvent sur simple demande le supprimer. La destruction des données est automatique sauf les commentaires laissés sur le site. Vous pouvez, cependant, à tout moment faire rectifier vos commentaires ou demander à les supprimer.

La lettre d'informations

Le fichier constitué pour assurer ce service aux internautes ne consitue pas un fichier nominatif au sens de la loi. Seule l'adresse mail constitue cette base.

Cependant, dans le cadre de la politique de communication du Département, cette liste est susceptible d'être réutilisée par les services du Département pour envoyer des invitations numériques protocolaires.

Si votre adresse a changé ou que vous ne désirez plus recevoir la lettre d'informations des Archives départementales, vous devez volontairement vous désabonner. L'effacement de la liste de diffusion est totale.

Fichier protocolaire

Un fichier de noms, prénoms, adresse et adresse mail est constitué pour permettre aux partenaires et usagers des Archives départementales de leur envoyer des invitations aux évènements organisés par les Archives départementales.

Vous pouvez, sur simple demande, faire rectifier les informations contenues dans ce fichier ou demander à ce que vos coordonnées soient effacées.

De plus, dans le cadre de la politique de communication du Département, cette liste est susceptible d'être réutilisée par les services du Département pour envoyer des invitations protocolaires en rapport à des évènements organisés par le Département.