Rechercher à distance

Le conseil départemental a adopté dans sa séance du 26 novembre 2024 le principe de la tarification des recherches à distance.
En effet, ces requêtes individuelles exigent un temps d’identification des documents susceptibles de répondre à la demande et de repérage des informations utiles.

De plus, elles dépassent le cadre normal des missions d’intérêt général du service public, c’est-à-dire dans le cas d’un service d’archives départementales, l’orientation des lecteurs dans les fonds.

Il ne revient pas aux agents des Archives départementales du Var de se substituer aux usagers en effectuant des recherches à leur place.
Ces requêtes justifient donc une redevance pour service rendu à l’usager.

Les recherches à distance donnent lieu à une tarification forfaitaire de quinze euros (15 €) par acte demandé.
Ce tarif inclut les frais d’envoi. 
De nombreux fonds sont disponibles gratuitement dans la rubrique Archives numérisées, pensez à les consulter avant de formuler une demande.

Vous y trouverez notamment les registres paroissiaux et d’état civil, les recensements de population, les plans et les matrices du cadastre, les tables et les transcriptions hypothécaires…
Dans le cas des recherches administratives, des aides sont également disponibles pour vous accompagner dans votre recherche en ligne : rubrique rechercher un document administratif Il convient de désigner avec autant de précisions que possible l’objet de votre recherche.

Cela suppose en amont de la demande, de réunir toutes les informations utiles pour permettre la recherche.

Exemple : pour rechercher un acte de naissance, il est nécessaire d’indiquer les nom et prénom du nouveau-né, la commune ainsi que l’année de naissance, sans quoi la recherche ne pourra pas être effectuée.

Exemple : pour rechercher une minute notariale, il est nécessaire d’indiquer le nom et le lieu d’exercice du notaire, la date précise de l’acte et le nom des parties concernées.

Exemple : pour rechercher un jugement de divorce, il est nécessaire d’indiquer les noms des époux, la date du divorce, le lieu du tribunal et de joindre une copie de l’acte de naissance de l’un des intéressés. Les Archives départementales se réservent le droit de refuser de procéder à des recherches en cas de demande abusive, trop imprécise ou trop vaste (article L 311-2 du code des relations entre le public et l’administration) : le demandeur sera alors invité à mener sa recherche en salle de lecture des Archives départementales ou à préciser l’objet de sa demande.

Les demandes doivent être saisies sur le site internet des Archives départementales, par l’intermédiaire du formulaire en ligne.

Aucune demande par téléphone ou par courriel ne sera acceptée. Le délai de réponse aux recherches à distance est d'un mois à compter de la réception de la demande (articles R 311-12 et R 311-13 du code des relations entre le public et l’administration). Ce délai concerne uniquement les demandes précises relatives à un document administratif. Pour les demandes imprécises il n’existe pas de délai.

Les recherches infructueuses ne sont pas facturées.