Rechercher à distance

Le conseil départemental a adopté dans sa séance du 26 novembre 2024 le principe de la tarification des recherches à distance. Elle a pris effet le 1er janvier 2025.
En effet, ces requêtes individuelles exigent un temps d’identification des documents susceptibles de répondre à la demande et de repérage des informations utiles.

De plus, elles dépassent le cadre normal des missions d’intérêt général du service public, c’est-à-dire dans le cas d’un service d’archives départementales, l’orientation des lecteurs dans les fonds.

Il ne revient pas aux agents des Archives départementales du Var de se substituer aux usagers en effectuant des recherches à leur place.
Ces requêtes justifient donc une redevance pour service rendu à l’usager.

Aucune demande de recherche dans les fonds numérisés en ligne ne sera traitée.

Les recherches à distance donnent lieu à une tarification forfaitaire de quinze euros (15 €).

De nombreux fonds sont disponibles gratuitement dans la rubrique Archives numérisées, pensez à les consulter avant de formuler une demande.

Vous y trouverez notamment les registres paroissiaux et d’état civil, les recensements de population, les plans et les matrices du cadastre, les tables et les transcriptions hypothécaires…
Dans le cas des recherches administratives, des aides sont également disponibles pour vous accompagner dans votre recherche en ligne : rubrique rechercher un document administratif Il convient de désigner avec autant de précisions que possible l’objet de votre recherche.

Les demandes de communication d'un document administratif ne sont pas concernées par la tarification. Toutefois, cela suppose en amont de la demande, de réunir toutes les informations utiles pour permettre la recherche. Pour savoir si votre demande sera facturée ou non, vous pouvez vous rendre sur la page rechercher un document administratif.

Exemple : pour rechercher une minute notariale, il est nécessaire d’indiquer le nom et le lieu d’exercice du notaire, la date précise de l’acte et le nom des parties concernées.

En revanche, les demandes de jugements sont soumis à cette nouvelle tarification. En effet, même si la date, le lieu et les parties sont connus, il reste une recherche à effectuer car nous ne connaissons pas la nature du jugement (requête, contentieux...) et la chambre ou le cabinet du tribunal concerné. Il n'en demeure pas moins qu'il nous faut connaître un maximum d'éléments pour retrouver le jugement.

Exemple : pour rechercher un jugement de divorce, il est nécessaire d’indiquer les noms des époux, la date du divorce, le lieu du tribunal et de joindre une copie de l’acte de naissance de l’un des intéressés.

Pour les demandes moins précises, comme "conservez-vous des archives sur la chapelle de mon village ?" ou "avez-vous des informations sur les maquis du Haut Var pendant la seconde guerre mondiale ?", le tarif de 15 euros s'appliquera systématiquement.  

Les Archives départementales se réservent le droit de refuser de procéder à des recherches en cas de demande abusive, trop imprécise ou trop vaste (article L 311-2 du code des relations entre le public et l’administration) : le demandeur sera alors invité à mener sa recherche en salle de lecture des Archives départementales ou à préciser l’objet de sa demande.

Les demandes doivent être saisies sur le site internet des Archives départementales, par l’intermédiaire du formulaire en ligne.

Aucune demande par téléphone ou par courriel ne sera acceptée. Le délai de réponse aux recherches à distance est d'un mois à compter de la réception de la demande (articles R 311-12 et R 311-13 du code des relations entre le public et l’administration). Ce délai concerne uniquement les demandes précises relatives à un document administratif. Pour les demandes imprécises il n’existe pas de délai. Nous nous efforçons toutefois de répondre dans un délai de deux mois. Moins la demande est précise, plus le délai sera long.

Les recherches infructueuses ne sont pas facturées.

Les courriels signalant un incident technique, une erreur dans les annotations collaboratives ou un oubli de numérisation sur le site internet seront pris en compte, mais ne feront pas systématiquement l’objet d’une réponse de la part du service.