Spécificités des archives intercommunales
Statut des archives de l'intercommunalité :
instruction DPACI/ RES/ 2009/ 016 du 21 juillet 2009
Archives des syndicats intercommunaux supprimés :
note d'information DGP/ SIAF/ 2012/ 014 du 30 octobre 2012
modèle de protocole de transfert
Dans le cadre de la réforme territoriale engagée depuis 2014, il est prévu la dissolution progressive de syndicats intercommunaux de type SIVU, SIVOM et SM.
En matière d’archives, il est nécessaire de prévoir le sort final des documents produits par ces structures dont les fonds sont généralement conservés, jusqu’à leur dissolution, soit dans les locaux propres du syndicat, soit dans la mairie siège du syndicat. Dans le deuxième cas de figure, ces documents ne doivent pas être mélangés aux archives de la commune. S’agissant des archives propres au syndicat (statuts, comptabilité, délibérations, marchés…), elles doivent être classées à part en application du principe de respect des fonds et ne doivent pas être confondues avec les archives concernant les relations de la commune avec les différents organismes de ce type, qui sont des archives communales à part entière, à maintenir donc dans le fonds de la commune.
S'il y a dissolution avec transfert de compétences, les archives ayant encore une durée d'utilité administrative doivent être remises à la structure qui récupère les compétences. Les archives définitives pourront être transférées à la structure héritant des compétences, ou à l'une des collectivités membres de la structure dissoute ou aux Archives départementales. S’il n’y a pas de transfert de compétences, les archives peuvent être confiées à l'une des collectivités membres de la structure dissoute ou aux Archives Départementales. Il est nécessaire que l'arrêté prononçant la dissolution du syndicat prévoie la dévolution des archives.
Avant leur dévolution, les archives devront être triées et faire l’objet d’un inventaire sommaire. Pour la procédure de tri et d’élimination, les délais d’utilité administrative s’alignent sur ceux des archives communales (Instructions DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 et DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014). Par exemple, les pièces justificatives du syndicat intercommunal seront éliminables au bout de 10 ans à l’instar de celles des communes.
