Les missions et métiers des Archives

La collecte

Les agents qui s'occupent de la collecte sont en contact avec les services producteurs d'archives. Ils les renseignent sur les documents à conserver et valident ceux qui pourront être éliminés, sous le contrôle du responsable des Archives. Des formations et ateliers sont régulièrement proposés.

En effet, la loi détermine quels types de documents sont conservés. Ils sont répertoriés dans des tableaux fournis aux administrations et indiquant les documents à conserver (pour toujours), à échantillonner (seuls quelques exemples de dossiers sont conservés pour montrer comment était constitué un dossier) ou à éliminer.

Ils ne peuvent pas décider par eux-mêmes de jeter un document.

La même chose se produit pour les documents actuels (numériques et qui ne sont pas imprimés) qui seront stockés sur des serveurs informatiques.

Le classement

Il s'agit de classer les documents par thématique et leur attribuer une cote (lettres et chiffres qui servent à les retrouver).

On doit ensuite déterminer des mots-clés qui seront entrés dans le site internet et permettront de retrouver la cote du document pour demander à le consulter en salle de lecture.

Si on oublie un mot-clé le document ne sera pas identifié lors de la recherche.

Le problème, c'est qu'avec le temps, un mot peut changer de sens. Les mots-clés sont normés : tout le monde utilise les mêmes dans une même langue.

La restauration

La restauratrice dépoussière, met à plat, répare les documents abîmés.

à l'aide de différentes techniques qui n'endommagent pas le papier ni l'encre, elle va consolider le document, prévenir le développement de moisissures et mettre à plat un document plié.

Cela peut-être dans le cadre d'une exposition (prêts de documents pour une exposition ou lors d'expositions aux Archives) ou pour permettre sa numérisation ou sa consultation. La restauration sera différente, en fonction de l'objectif.

Restauration du sceau de François 1er (17 H).
Il se trouve dans une housse pour le protéger.

La conservation

Les documents sont conservés dans des pochettes en carton non acide, les trombones et épingles métalliques sont retirés en raison de la rouille.

La cote et la thématique sont reportés sur la pochette et les différentes pochettes sont rangées dans des boîtes en carton non acide ou en polypropylène. La ou les cote(s) est/sont reportée(s) sur la boîte pour la retrouver.

La communication

La consultation sur place :

Le public peut venir consulter les archives gratuitement après s'être inscrit avec une pièce d'identité.

La personne regarde, en amont chez elle, ou sur place, sur Internet ou en salle les inventaires papiers pour demander les cotes des documents qu'elle veut consulter.

Le permanent de salle (les agents des Archives se relayent) est là pour aider la personne à se retrouver dans les cotes, pas pour effectuer sa recherche à sa place. Le permanent imprime le fantôme (le papier à déposer à la place d la boîte pour savoir où la remettre ensuite) et le donne au magasinier.

Le magasinier va dans les réserves (ou magasins) pour chercher les boîtes demandées.

Les lecteurs peuvent demander plusieurs boîtes mais n'en consulter qu'une à la fois pour ne pas mélanger les documents dans les boîtes. Il faut laisser ses affaires au vestiaires tout comme les boissons et nourriture afin de ne pas abîmer les documents.

Les demandes de recherche à distance :

Le public peut demander par e-mail ses recherches si elles sont précises. Des agents effectueront la recherche d'un document et un courrier sera adressé au demandeur.

La salle de lecture : ouverte au public du mardi au vendredi de 8h30 à 17h.

La valorisation

Ce n'est pas une mission obligatoire des Archives mais c'est une de celle que l'on voit le plus. Faire connaître les archives conservées par le Département passe par une programmation culturelle variée et à destination de tous.

La médiatrice effectue les visites guidées et les ateliers, pour le grand public, les familles, les scolaires, les groupes.