Vous cherchez à reproduire et réutiliser les archives

Conditions préalables

Les conditions de reproduction et les tarifs associés qui suivent s’appliquent à tous les documents conservés aux Archives départementales et considérés comme librement communicables au sens du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) et du code du patrimoine.

Ces règles ne s’appliquent toutefois pas : 

• aux administrations pour la reproduction de leurs fonds,

• aux documents soumis au droit de la propriété intellectuelle,

• aux archives privées, dont l’entrée aux Archives départementales peut être assortie de conditions particulières d’accès, de reproduction et de réutilisation.

Les documents sont reproduits dans le respect des conditions suivantes :

• Les Archives départementales ne sont pas tenues de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique (CRPA, art. L 311-2)

• Les documents sont reproduits dans la limite des possibilités techniques des Archives départementales (CRPA, art. L 311-9), notamment pour ce qui concerne les formats et volumes. En outre, l’immobilisation du personnel à ces fins de reproduction ne peut entraver le bon fonctionnement du service.

• La reproduction des documents ne doit pas nuire à leur conservation (CRPA, art. L 311-9) : les documents en mauvais état matériel, dont la manipulation fragilise l’intégrité, ne seront pas reproduits.

• Des conventions de partenariat soumises à l’approbation du conseil départemental peuvent prévoir des modalités et tarifs de reproduction différents de ceux énoncés ci-dessous.

Photocopie de documents préalablement identifiés par le lecteur

Les photocopies de documents sont gratuites, dans la limite de 20 vues par personne et par jour. Au-delà, le lecteur est invité à procéder à la reproduction par ses propres moyens, selon les modalités détaillées au § E par exemple.

Pour les demandes excédant les 20 vues, la reproduction est tarifée à hauteur d’un euro (1 €) par vue.

Copies certifiées « conformes à l’original »

La certification « conforme à l’original » est régie par les dispositions spécifiques du code du patrimoine et du code des relations entre le public et l’administration. Elle est strictement limitée aux demandes formulées dans le cadre de procédures auprès des autorités étrangères (articles R 113-10 et R 1113-11 du code des relations entre le public et l’administration et circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/007). 

Le tarif réglementaire est de trois euros (3 €) par acte certifié conforme (article D 213-10 du code du patrimoine), non compris les frais de reproduction et d’envoi postal fixés forfaitairement à trois euros (3 €). 

Extraction et mise à disposition d’un lot d’images disponibles sur le site internet ou en salle de lecture

Le site Internet des Archives départementales du Var (https://archives.var.fr/) offre la possibilité de consulter et de télécharger gratuitement les images une par une. 

Il est également possible de demander aux Archives départementales l’extraction et la mise à disposition d’un lot d’images : la demande devra alors être formulée de manière précise (cote ou ensemble de cotes, dates des documents, nom de la commune, description des documents concernés, etc.). 

Ces travaux seront facturés à hauteur de cinquante euros (50 €) par heure de traitement de la demande (exonération en-deçà de 200 images sollicitées). Un devis pourra être fourni en amont de la réalisation de la prestation.

La mise à disposition du lot d’images se fera gratuitement par voie numérique ou sur un support matériel fourni par le demandeur. Les Archives départementales n’assurent pas la fourniture d’un support matériel, ni son envoi postal.

Prise de vue en salle de lecture

Les Archives départementales n’assurent pas un service de prise de vue photographique à la demande. Un appareil de numérisation est toutefois mis gratuitement à la disposition du public.

S’il le souhaite, le demandeur peut recourir aux services d’un prestataire qui assurera à ses frais la prise de vue photographique demandée.

La réutilisation se définit comme l’utilisation par un tiers de documents ou de données à d’autres fins que celles de la mission de service public pour laquelle ils ont été produits ou reçus. Elle est régie par le code des relations entre le public et l’administration (CRPA, articles L. 300-1 et suivants).

La réutilisation des informations publiques est libre, quelle que soit la finalité poursuivie, du moment que ces informations sont librement communicables.

En cas de présence de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers, le réutilisateur doit obtenir les autorisations nécessaires auprès des auteurs ou de leurs ayants-droit. Sans ces autorisations, la personne qui a obtenu la copie d’un document sur lequel un tiers détient des droits de propriété intellectuelle ne peut en faire que les usages prévus à l’article L. 122-5 de code de la propriété intellectuelle.

La réutilisation des informations comportant des données à caractère personnel est soumise au respect du cadre légal de la protection des données à caractère personnel. L’administration ne peut être tenue pour responsable du non-respect de ce cadre légal par le réutilisateur.

A noter, les archives d’origine privée peuvent être soumises à des modalités de réutilisation particulières définies par les propriétaires du don (nous contacter dans ce cadre).

Dans ses publications, produits et services, le réutilisateur est tenu d’indiquer la source de l’information (sous la forme : Arch. Dép. Var, cote) et sa date ou la date de sa dernière mise à jour.

Le non-respect des règles de réutilisation expose le réutilisateur aux sanctions prévues à l’article L. 326-1 du CRPA et, en cas de non-respect des règles relatives à la réutilisation de données à caractère personnel, aux articles 45 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le réutilisateur est libre de réutiliser les informations:

• de les reproduire, les diffuser, les transmettre,

• de les adapter, les modifier, les extraire, les transformer en veillant néanmoins à ce que ces informations ne soient pas altérées ou leur sens dénaturé

• de les exploiter à titre commercial

La réutilisation des images participe à la réutilisation d’informations publiques.

Selon la délibération du Conseil départemental du Var en date du 26 novembre 2024, la réutilisation des informations publiques conservées par les Archives départementales du Var est libre, gratuite et n’est pas encadrée par une licence.

Seuls les travaux d’extraction et de mise à disposition des données et documents sont tarifés à hauteur de cinquante euros (50 €) par heure de traitement de la demande.

Cadre juridique

• Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés

• Code des relations entre le public et l’administration (titre II, livre III)

• Code de la propriété intellectuelle (article L. 122-5)

• Code du patrimoine (articles L.213-1 et suivants)

Vous êtes un établissement culturel et souhaitez emprunter des documents aux Archives départementales pour votre exposition ou une publication ?

Consultez les conditions ci-dessous et contactez-nous à l'adresse suivante : ad83@var.fr

Vous souhaitez utiliser un document numérisé

Il est nécessaire de se renseigner sur les conditions de représentation : droits patrimoniaux de l'auteur (par exemple photographie ou carte postale).

Nous pouvons vous fournir une image haute définition si besoin.

Vous souhaitez emprunter un document original

En vue de vous prêter le document dans le meilleur état de conservation tant pour votre exposition que pour sa conversation à long terme, chaque document emprunté passe par le laboratoire de restauration. Parfois un simple dépoussiérage est suffisant, parfois le document était conservé plié, il faut donc le mettre à plat (le temps de mise à plat varie selon le support), parfois une consolidation (doublage, comblement de lacune) est nécessaire. Pour toutes ces raison, un protocole est mis en place afin de respecter ce délai de restauration.

Un constat d'état sera établi au départ et au retour du document. L'encadrement est réalisé par nos soins.