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Les principales préconisations du service interministériel des Archives de France en matière de tri et d’éliminations des archives des établissements de santé sont rassemblées dans le tableau de gestion annexé à la circulaire AD 94-11 du 20 octobre 1994 "Tri et conservation des documents produits après 1968 par les établissements publics de santé : archives de l'administration générale de l'établissement".

 

Qu’est-ce qu’un tableau de gestion ?

Un tableau de gestion décrit les types de documents produits. Il fixe pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative (DUA), le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer.

 

Comment lire un tableau de gestion ?

Un tableau de gestion se compose généralement de quatre colonnes :

typologie des documents (colonne 1) : énumération des documents produits.

durée d’utilité réglementaire (colonne 2) : indication de la durée légale ou pratique pendant laquelle le document doit être impérativement conservé.

sort final (colonne 3) : indication du devenir du document une fois sa durée d’utilité administrative échue, c’est-à-dire la conservation définitive, la conservation partielle après tri ou l’élimination.

observations (colonne 4) : informations complémentaires relatives au document, aux modalités de tri ou à la justification du traitement final.