Trier

Les principales préconisations du service interministériel des Archives de France en matière de tri et d’éliminations des archives des établissements de santé sont rassemblées dans les tableaux de gestion annexés à la circulaire AD 94-02 du 18 janvier 1994 "Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services administratifs chargés de la gestion des hospitalisations et consultations" et à la circulaire AD 94-11 du 20 octobre 1994 "Tri et conservation des documents produits après 1968 par les établissements publics de santé : archives de l'administration générale de l'établissement".

Qu’est-ce qu’un tableau de gestion ?

Un tableau de gestion décrit les types de documents produits. Il fixe pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative (DUA), le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer.

Comment lire un tableau de gestion ?

Un tableau de gestion se compose généralement de quatre colonnes :

- typologie des documents (colonne 1) : énumération des documents produits.

- durée d’utilité réglementaire (colonne 2) : indication de la durée légale ou pratique pendant laquelle le document doit être impérativement conservé.

- sort final (colonne 3) : indication du devenir du document une fois sa durée d’utilité administrative échue, c’est-à-dire la conservation définitive, la conservation partielle après tri ou l’élimination.

- observations (colonne 4) : informations complémentaires relatives au document, aux modalités de tri ou à la justification du traitement final.