Eliminer

Une fois leur durée d’utilité administrative échue, certains documents peuvent faire l’objet d’une élimination (code du patrimoine, art. L 212-2). Cela obéit à une procédure stricte comportant trois étapes :

1- La demande d’élimination

Les documents proposés à l’élimination doivent être décrits et énumérés dans un bordereau d’élimination. Ce document se présente généralement sous forme de tableau :

- objet des documents (colonne 1) : thématiques des dossiers proposés à l'élimination (affection longue durée, etc) ou secteurs auxquels ils se rattachent (pharmacie, pédo-psychiatrie, bureau des entrées, etc.).

- typologie des documents (colonne 2) : énumération des différents types de documents présents dans les dossiers proposés à l’élimination (factures de médicaments, dossiers médicaux, cahier de mouvement, etc.).

- dates extrêmes (colonne 3) : indication pour un document de sa date ou, pour un dossier, de sa date la plus ancienne et de sa date la plus récente.

- DUA (colonne 4) : durée d'utilité administrative pendant laquelle le document doit être obligatoirement conservé.

- observations du service demandeur (colonne 5) : espace réservé au service pour apporter une précision (gestion en régie, réalisation d'un échantillonnage, externalisation, etc).

- observations des Archives départementales (colonne 6) : espace réservé aux Archives départementales pour valider ou refuser les propositions d’élimination.

Le métrage linéaire total (dans l'en-tête du tableau) doit obligatoirement être renseigné. Le métrage linéaire est l’unité de mesure des archives correspondant à l’ensemble des articles placées à la suite sur un mètre de longueur. Pour le calculer, il suffit d’additionner l’épaisseur des documents ou des boîtes.

Une fois ce tableau renseigné, le bordereau d’élimination doit être impérativement signé par le responsable administratif, puis envoyé aux Archives départementales pour visa.

2- Le visa d’élimination

Au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les collectivités territoriales, le bordereau d’élimination est contrôlé puis visé par le directeur des Archives départementales (code du patrimoine, art. L 212-51).

3- La destruction matérielle

Ce n'est qu'après le visa du directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits par broyage ou déchiquetage. Si la destruction est confiée à un prestataire, celui-ci doit fournir un certificat de destruction au terme de son travail. Pour évaluer le coût de la destruction, voici quelques chiffres : 1 ml =50 kg donc 20 ml équivalent environ à 1 tonne.

Le bordereau d’élimination visé par le directeur des Archives départementales est une pièce réglementaire qui doit être conservée : elle garantit le respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents.