Le versement
La procédure de versement
Les documents à conserver définitivement seront versés aux Archives départementales, après accord entre le service versant et les Archives départementales et conformément au tableau de gestion.
Ils seront conservés sur le site de Draguignan ou de La Valette et seront consultables après une demande de communication.
Risque amiante
Avant toute collecte d'archives publiques, il revient aux Archives départementales de s'assurer que les documents à verser sont dans un état sanitaire compatible avec les règles en vigueur concernant le risque amiante*.
Ainsi, les services versants ont l'obligation dorénavant, avant le versement effectif, de :
⇨ de renseigner sur les locaux ayant abrité les documents à verser :
* le local en cours
* et, le cas échéant, les locaux précédents où ont pu transiter les archives avant d'intégrer celui à partir duquel se fait le versement
⇨ et s’il s’agit de locaux construits avant 1997, de transmettre la fiche récapitulative du dossier technique amiante des locaux concernés (ne pas renouveler lors de prochains versements concernant les mêmes locaux).
En cas de refus ou de non-réponse, la procédure de versement est suspendue jusqu'à l'obtention du document
Le service versant enregistre ces informations dans l'onglet 2 du bordereau de versement sous la rubrique "volet amiante". Ce volet est à remplir et à signer obligatoirement par le responsable du service versant qui atteste la conformité des informations du volet amiante. En cas de doute sur l’état sanitaire des archives à verser, contactez votre référent-archives (rubrique Nous contacter) au sein des Archives départementales qui est à votre disposition pour étudier avec vous les mesures à prendre.
Pour plus de précision, veuillez lire la notice ici
La procédure complète de versement est téléchargeable ICI