Eliminer
Une fois leur durée d’utilité administrative échue, certains documents peuvent faire l’objet d’une élimination (code du patrimoine, art. L 212-2). Cela obéit à une procédure stricte comportant trois étapes :
1-La demande d’élimination
Les documents proposés à l’élimination doivent être décrits et énumérés dans un bordereau d’élimination. Ce document se présente généralement sous forme de tableau :
- intitulé des documents (colonne 1) : énumération des différents types de documents proposés à l’élimination (factures, devis, feuilles de dépouillement, fiches d’inscription, offres non retenues, etc.).
- dates extrêmes (colonne 2) : indication pour un document de sa date ou, pour un dossier, de sa date la plus ancienne et de sa date la plus récente.
- nombre de boîtes ou métrage linéaire (colonne 3) : indication du nombre de boîtes ou du métrage linéaire. Le métrage linéaire est l’unité de mesure des archives correspondant à l’ensemble des articles placées à la suite sur un mètre de longueur. Pour le calculer, il suffit d’additionner l’épaisseur des documents ou des boîtes.
- observations (colonne 4) : espace réservé aux Archives départementales pour valider ou refuser les propositions d’élimination.
Une fois ce tableau renseigné, le bordereau d’élimination doit être impérativement signé par le responsable administratif et le maire, puis envoyé aux Archives départementales pour visa.
2-Le visa d’élimination
Au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les collectivités territoriales, le bordereau d’élimination est contrôlé puis visé par le directeur des Archives départementales (code du patrimoine, art. L 212-51).
Le bordereau d’élimination visé par le directeur des Archives départementales est une pièce réglementaire qui doit être conservée : elle garantit le respect de la procédure administrative et témoigne de l’existence antérieure des documents.
3-La destruction matérielle
Ce n'est qu'après le visa du directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits par broyage ou déchiquetage. Si la destruction est effectuée par la commune, elle doit se faire en présence d'un agent municipal. Si elle est confiée à un prestataire, celui-ci doit fournir un certificat de destruction au terme de son travail. Pour évaluer le coût de la destruction, voici quelques chiffres : 1 ml =50 kg donc 20 ml équivalent environ à 1 tonne.