Arrêté portant règlement de la salle de lecture

 

Acte n°AR 2024-1687

 

Le président du Conseil départemental,

Vu le code du patrimoine, et notamment son livre Il relatif aux archives ;

Vu le code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L. 1421-1, L. 3131-1, L. 3131-2, D. 1421-1 ;

Vu le code pénal et ses articles 322-1 et suivants, 432-15 et 432-16, 433-4, applicables au vol ou à la dégradation d'archives ;

Vu le code de la santé publique ;

Vu le code général de la propriété des personnes publiques ;

Vu le code des relations entre le public et l’administration, et notamment son livre III relatif à l’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ;

Vu la loi n° 2010-1192 du 11 octobre 2010 interdisant la dissimulation du visage dans l'espace public ;

Vu l’article 10 du règlement intérieur du Pôle Chabran adopté entre la communauté d’agglomération Dracénie Provence Verdon et le Département du Var en date du 20 mars 2022 qui stipule que « s'agissant des cigarettes électroniques, leur usage doit suivre les mêmes limitations que celles imposées pour la consommation de cigarettes, elles seront donc prohibées à l'intérieur du pôle culturel Chabran » ;

Vu l'arrêté du 22 mars 2012 portant règlement de la salle de lecture des Archives départementales du Var ;

Vu la délibération A13 du 26 novembre 2024 portant adoption de la réutilisation, libre, gratuite et sans licence des informations publiques détenues par les Archives départementales et tarification des recherches à distance ;

Considérant que la conservation des documents est organisée dans l'intérêt public, non seulement pour la justification des droits des personnes physiques ou morales mais aussi pour la recherche, l'éducation et l'enrichissement culturel des citoyens ;

Considérant qu'il est nécessaire et de la responsabilité du président du conseil départemental d'assurer la pérennité matérielle du patrimoine archivistique et documentaire ;

Considérant que les Archives départementales constituent un service public ;

Qu'à ce titre, elles sont un lieu de recherche et de culture ;

Que l'accès aux locaux est gratuit, dans le respect des règles nécessaires au bon

fonctionnement du service ;

Que les documents et le matériel étant le bien de tous, ils nécessitent le plus grand soin ;

Que le personnel est disponible pour accueillir, aider et conseiller les lecteurs dans leurs recherches ;

Sur proposition de la directrice générale des services,

ARRETE

ACCÈS AU BÂTIMENT

Article 1er : Accès aux Archives départementales

Seuls les espaces d’accueil (hall, salle de lecture, salle d’exposition, salles de réunion et du service éducatif, vestiaires et toilettes) sont accessibles au public durant les horaires d’ouverture de la salle de lecture. Le reste du bâtiment n’est accessible qu’aux personnes accompagnées par un membre du personnel du pôle culturel.

Toute personne chargée de la maintenance ou de travaux dans le bâtiment doit se présenter au poste de sécurité du pôle culturel afin d’être inscrite sur le registre des visites.

ACCÈS À LA SALLE DE LECTURE

Article 2 : Ouverture de la salle de lecture

La salle de lecture est ouverte en continu du mardi au vendredi de 8h30 à 17h. Elle est fermée les jours fériés. 

En cas de fermeture exceptionnelle par décision du président du Conseil départemental ou par nécessité de service, l'annonce en sera faite par voie d'affichage dans les locaux et sur le site internet des Archives départementales.

Article 3 : Accès à la salle de lecture

L'accès à la salle de lecture des archives est gratuit et ouvert à tous.

Il est réservé aux personnes inscrites, quel qu’en soit le motif : consultation de documents, sous forme d’original ou de reproduction, consultation des instruments de recherche, usuels et fichiers de la salle de lecture. L'accès aux magasins de conservation des archives est strictement interdit au public.

Article 4 : Consigne obligatoire et effets personnels

a — Avant de pénétrer dans la salle, les lecteurs déposent obligatoirement à la consigne leurs sacs, serviettes, porte-documents, housses d’ordinateurs, parapluies, manteaux et vêtements d’extérieur, casques et autres effets volumineux. Ils doivent s’assurer que le casier dans lequel ils ont rangé leurs affaires est correctement fermé. Les casiers doivent être vidés de leur contenu chaque soir. 

Les Archives départementales sont dégagées de toute responsabilité en cas de perte ou de vol. 

b — Seuls sont autorisés en salle de lecture les objets suivants : 

• Crayon à papier ;

• Gomme ;

• Feuilles de papier pour prendre des notes ;

• Ordinateurs portables et appareils photographiques sans housse.

L’usage des stylos à bille, marqueurs, feutres et de tout instrument pouvant laisser des traces indélébiles sur les documents est interdit.

c — Les lecteurs sont responsables de la clé de leur casier et de leur carte de lecteur.

Article 5 : Objets trouvés

Les objets perdus par les lecteurs seront tenus à la disposition de leurs propriétaires pendant quinze jours. Les objets seront restitués sur présentation, par la personne qui les réclame, d’une pièce d’identité et de toute preuve permettant d’attester de la propriété de l’objet.

A l’issue de ce délai, ils seront remis à la police municipale de Draguignan.

Article 6 : Comportement en salle de lecture

a — L'accès à la salle de lecture est interdit aux personnes en état d'ébriété. 

b — Il est interdit de fumer, vapoter, boire ou manger dans la salle de lecture.

c — Il est interdit d'y introduire des animaux (à l'exception des chiens accompagnant les personnes souffrant d’un handicap visuel), de la nourriture ou des boissons, ainsi que tout objet ou produit susceptible d’endommager les documents.

d — La salle de lecture est un lieu de travail ; les lecteurs veilleront à en respecter la tranquillité. Le silence et une attitude respectueuse envers autrui y sont indispensables. Le comportement des lecteurs ou le fonctionnement du matériel dont ils se servent (ordinateurs individuels, téléphones portables et appareils photographiques notamment), y compris dans le hall et les espaces de détente à l'extérieur de la salle de lecture, ne doivent pas troubler le bon fonctionnement du service ainsi que le travail des autres lecteurs ou usagers du site.

e — Les lecteurs sont priés de mettre leurs téléphones portables en mode silencieux, la prise d’appels se faisant à l’extérieur de la salle de lecture.

f — En aucun cas, les marques d’irrespect envers le personnel ou envers les autres usagers ne seront tolérées.

Article 7 : Respect de la loi interdisant la dissimulation du visage

Le port de toute tenue dissimulant le visage est interdit, à l’exception des cas prévus par la loi. L’accès au bâtiment et à la salle de lecture peut être refusé à toute personne dont le visage est dissimulé : de même, la dissimulation du visage fait obstacle à la délivrance des prestations du service public.

CONDITIONS DE CONSULTATION

Article 8 : Inscription des lecteurs

a — Pour consulter des documents, chaque lecteur doit s'inscrire en présentant à l'accueil une pièce officielle d'identité en cours de validité, délivrée par une autorité publique française ou étrangère et comportant une photographie, afin de se voir remettre une carte de lecteur. La possession d’une carte de lecteur des Archives nationales ou de tout autre service public d'archives ne peut constituer une pièce d'identité. 

Cette carte de lecteur est strictement personnelle et ne peut en aucun cas être prêtée. Elle est soumise à une validation annuelle lors de la première visite de l'année en cours.

b — Les informations constitutives de l'identité du lecteur, et exigibles de celui-ci sont les suivantes : 

• Nom ;

• Prénoms ;

• Référence de la pièce d’identité produite en justification ;

• Domicile ;

• Adresse temporaire (si besoin).

Outre ces données, les lecteurs sont invités à préciser leur profession et l’objet de leur recherche. Les informations nominatives recueillies lors de l'inscription sont utilisées essentiellement à des fins statistiques permettant aux Archives départementales du Var de mieux connaître leurs publics et d'orienter leur politique scientifique et culturelle.

Conformément aux directives de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et aux articles 39 et 40 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne inscrite dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données personnelles la concernant, qu’elle peut exercer en en faisant la demande auprès du délégué à la protection des données : 

Département du Var

390 avenue des Lices

CS 41303

83076 Toulon Cedex

c — Le règlement intérieur, affiché en salle de lecture et diffusé sur le site Internet, est remis aux lecteurs au moment de leur inscription. Les lecteurs s'engagent par écrit à en prendre connaissance et à le respecter.

Article 9 : Aide à la recherche

Les instruments de recherche, les fichiers et les usuels sont à la libre disposition des lecteurs.

Ils peuvent s’adresser au président de salle pour obtenir l’aide nécessaire pour orienter leurs recherches parmi les fonds des Archives départementales.

Si l'orientation des recherches est assurée par le personnel, celui-ci n’a, en aucun cas, à se substituer au lecteur afin d’effectuer des recherches en leurs lieu et place comme pour lire, transcrire ou traduire des documents. Le rôle du personnel se limite à l’accueil, au conseil, à l’orientation et à la surveillance.

COMMUNICATION DES ARCHIVES

Article 10 : Communication des documents

a — Les documents conservés aux Archives départementales du Var sont communiqués dans le respect des dispositions du code du patrimoine et du code des relations entre le public et l’administration. Ces textes l’emportent en cas de contradiction avec le présent règlement.

b — La communication de certains documents d'archives privées peut être soumise à l'autorisation préalable du donateur ou déposant du fonds.

Article 11 : Modalités de communication

a — Toutes les demandes sont faites par l’intermédiaire du formulaire prévu à cet effet et à remettre au président de la salle de lecture.

b — Le nombre d'articles communiqués à un lecteur en une seule journée est fixé à vingt. Le président de salle peut autoriser à déroger à cette règle en fonction de la fréquentation de la salle de lecture et de l’importance de la demande. Il n'est communiqué qu'un seul article à la fois.

c — Les agents de service en salle apprécient la communication ou non des documents suivant leur état de conservation.

d — Les documents disponibles sur support de substitution ne seront plus communiqués que sous cette forme, dans un souci de préservation des originaux.

Article 12 : Modalités de consultation

a — Les documents sont consultables uniquement en salle de lecture. 

b — Les lecteurs ne peuvent en aucun cas confier à une autre personne les documents qu'ils ont demandé à consulter, la communication étant strictement personnelle, a fortiori dans le cas d’une consultation par dérogation.

c — Les lecteurs sont responsables des documents qui leur sont communiqués et doivent veiller à ce qu'ils ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération par leur fait ou celui d'autrui. En particulier, les liasses doivent être dépouillées à plat sur les tables. Il est interdit de s'appuyer ou de prendre des notes sur un document ou sur un livre et d'y faire des marques ou des annotations. L'ordre interne des cartons ne doit pas être modifié. Tout désordre, disparition ou anomalie (erreur de cotation, mauvais état) doit être signalé aux permanents de la salle de lecture.

d — La prise de notes se fait uniquement au crayon à papier. Des crayons peuvent être prêtés aux lecteurs durant leurs séances de travail. Le décalque ou l'usage de scanners à main n’est pas autorisé.

Article 13 : Réintégration quotidienne des articles

Si la consultation d’un article doit être poursuivie dans les prochains jours, l’article sera tout de même rangé puis de nouveau sorti au retour du lecteur. De même, aucune demande de réservation ne sera acceptée, sauf pour des archives conservées dans un site distant. 

SURVEILLANCE ET SANCTIONS

Article 14 : Assermentation des agents des Archives départementales

Les présidents de la salle de lecture sont assermentés. En vertu de l’article L. 114-4 du code du patrimoine, ils sont habilités à dresser un procès-verbal en cas d’infraction constatée à la législation sur la protection des collections publiques contre les actes de malveillance.

Article 15 : Contrôle des effets personnels

En cas de nécessité, un contrôle en sortie de salle de lecture peut être effectué par tout agent des Archives départementales. Dans ce cadre, les lecteurs peuvent être amenés à présenter le contenu de leurs dossiers et ouvrir le cas échéant leur ordinateur portable pour vérification. Des contrôles peuvent également intervenir dans la salle de lecture elle-même, dans les consignes et à la sortie du bâtiment.

Article 16 : Sanctions pénales

Porter atteinte à l'intégrité d’un document par des annotations ou des surcharges constitue une dégradation passible de poursuites en vertu des dispositions des articles L. 322-2 1° et L. 322-3 3° du code pénal.

Soustraire des documents de la liasse ou du carton dans lesquels ils se trouvent constitue un vol passible de poursuites en vertu de l’article L. 433-4 du code pénal.

Article 17 : Sanctions du Département

Sans préjudice des poursuites pénales prévues en cas de dégradation ou de vol, tout acte de négligence coupable, de malveillance ou de non-respect du présent règlement expose le lecteur à son exclusion et à la suspension, voire le retrait, de la qualité de lecteur. Ces sanctions sont prononcées par le président du conseil départemental sur proposition du responsable des Archives départementales.

REPRODUCTION DES DOCUMENTS

Article 18 : Modalités de reproduction

a — La reproduction d’un document ne constitue pas une obligation pour les Archives départementales, sauf dans les cas énumérés par les lois et règlements en vigueur, et notamment pour établir la preuve d’un droit.

b — Pour la reproduction de documents originaux, l’usage d'appareils photographiques sans flash par les lecteurs est autorisé dans la mesure où les documents sont librement communicables selon les lois et règlements en vigueur.

c — Aucune reproduction, de quelque nature que ce soit, n’est autorisée pour les documents consultés par dérogation, sauf indication contraire dans la lettre autorisant le chercheur à consulter des documents par dérogation aux délais légaux de communicabilité des archives publiques.

d — La photocopie n'est pas un droit. L'opportunité de reproduire un document par photocopie est laissée à l'appréciation du personnel, notamment en fonction de l'état et du format du document.

e — De manière générale, sont formellement exclus de la reproduction par photocopie :

- tous les documents d'archives antérieurs à 1800 ;

- tous les documents d’archives dont la copie risquerait de nuire à leur bonne conservation (y compris les documents restaurés) ;

- les documents dont une des dimensions (hauteur, largeur ou épaisseur) dépasse le cadre de la photocopieuse (format A3)

- tous les documents reliés ;

- les ouvrages manuscrits ou imprimés ayant le caractère d’oeuvres de l’esprit au sens du code de la propriété intellectuelle et qui ne sont pas tombés dans le domaine public ;

- les archives privées dont le donateur ou le déposant a interdit la reproduction.

A l’exception des deux derniers alinéas, les documents exclus de la photocopie peuvent être photographiés dans les conditions prévues ci-après.

f — Les lecteurs sont autorisés à prendre des photographies à titre gratuit en salle de lecture avec leur propre appareil photographique, sous réserve :

• de la libre communicabilité des documents, conformément au code du patrimoine ;

• que l'état matériel des documents le permette ;

• que le fonctionnement de la salle de lecture n’en soit pas perturbé ;

• qu’une source lumineuse artificielle (flash) ne soit pas utilisée.

Un appareil de numérisation est mis à disposition des lecteurs. Ils devront se munir d’une clé USB pour repartir avec leurs images ou utiliser leur messagerie électronique pour les récupérer.

L’usage d'appareils tels que mini-photocopieurs, scanners, bancs de reproduction, systèmes et logiciels de numérisation professionnels ou semi-professionnels est interdit.

Article 19 : Photocopies

a — Le paiement des photocopies et impressions délivrées en salle de lecture se fait auprès du président de salle, selon les tarifs fixés dans la grille tarifaire adoptée par le conseil départemental.

b — Le nombre de copies délivrées à ce titre est limité à 20 photocopies ou impressions par jour et par lecteur. Au-delà de ce nombre, les lecteurs sont invités à utiliser le numériseur portable, gracieusement mis à disposition en salle de lecture.

c — En cas d'affluence, la satisfaction des demandes de photocopie peut être différée. 

d — L’usage de tout mode de reproduction autre que ceux précités doit être autorisé par le responsable des Archives départementales ou son représentant.

RÉUTILISATION DES INFORMATIONS PUBLIQUES

Article 20 : Définitions

Une « information publique » est définie comme une information contenue dans un document librement communicable et ne comportant pas de droits de propriété intellectuelle. En sont exclus :

• les archives publiques non librement communicables au titre du code du patrimoine et du code des relations entre le public et l’administration ;

• les archives privées non librement communicables au regard de leurs conditions de don ou de dépôt ;

• les documents comportant des droits de propriété intellectuelle.

Une information publique est donc accessible à tous. 

Le principe de « réutilisation » est défini comme l’utilisation d’informations publiques par toute personne qui le souhaite à d'autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été produits ou reçus. La réutilisation d’informations publiques concerne par exemple la réutilisation au sein de publications éditées, sur des sites internet ou sur des produits dérivés.

La notion de « réutilisateur » mentionne toute personne réutilisant des informations publiques conservées par les Archives départementales du Var.

Article 21 : Principe de libre réutilisation

Les informations publiques conservées par les Archives départementales du Var sont librement réutilisables, sous réserve du respect des conditions de réutilisation (cf. article précédent). 

Cette réutilisation porte sur les reproductions réalisées par les lecteurs aux conditions de l’article 18 du présent règlement, mais également sur les archives nativement numériques et celles numérisées par les Archives départementales.

La réutilisation est libre, gratuite et n’est pas encadrée par une licence. Les travaux d’extraction et de mise à disposition des données sont toutefois soumis à un tarif spécifique comme stipulé dans la grille adoptée par le conseil départemental.

Article 22 : Conditions de réutilisation

La réutilisation des informations publiques est soumise aux conditions suivantes  :

• ne pas altérer les informations, ni dénaturer leur sens ;

• citer leur source, sous la forme suivante « Archives départementales du Var » (forme abrégée : Arch. dép. Var ou AD 83) suivie de la cote d’archives ;

• citer leur date de dernière mise à jour ou de téléchargement.

La réutilisation d’informations publiques comportant des données personnelles est possible. Le réutilisateur est alors soumis au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Il est le seul responsable en cas d’infraction. Les Archives départementales du Var ne pourraient être tenues responsables d’une infraction commise par un réutilisateur.

DISPOSITIONS FINALES

Article 23 : Publication du présent règlement

Le présent règlement sera affiché en salle de lecture et diffusé sur le site internet des Archives départementales du Var.

Article 24 : Application du présent règlement

La directrice générale des services du Département et le responsable des Archives départementales sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté qui sera mis en ligne sur le site Internet du Département du Var.

Article 25 : Modifications temporaires du présent règlement

En fonction de circonstances exceptionnelles, liées notamment à la conservation des archives, l’application du présent règlement pourra faire l’objet de modifications temporaires. Celles-ci seront annoncés au public par voie d’affichage à l’entrée, dans la salle de lecture ainsi que sur le site Internet des Archives départementales

Article 26 : Abrogation du précédent règlement

L'arrêté du 22 mars 2012 portant règlement intérieur de la salle de lecture aux Archives départementales du Var est abrogé à la date d’entrée en vigueur du présent arrêté.

Article 27 : Voies de recours

Le présent arrêté peut faire l’objet d’un recours gracieux devant le Président du Conseil départemental du Var et/ou d’un recours contentieux devant le tribunal administratif de Toulon, dans un délai de deux mois, à compter de sa notification pour les personnes auxquelles il est notifié ou de sa publication pour les tiers. Le tribunal administratif peut être saisi par l’application informatique “Télérecours Citoyens” accessible par le site “www.telerecours.fr”.

Fait à Toulon, le 

Jean-Louis MASSON

Le Président du Conseil départemental du Var