Arrêté portant règlement de la salle de lecture

Acte n°AR 2015-220

LE PRÉSIDENT DU CONSEIL GÉNÉRAL DU VAR

- Vu le code du patrimoine, notamment ses articles L 213-1 à L 213-7 ;

- Vu le code général des collectivités territoriales, notamment ses articles L 1421-1 à 1421-3, L 3131-1 et 3131-2 et R 1421-14 et 1421-15 ;

- Vu le code pénal, notamment les articles 322-1, 332-2 et 433-4 ;

- Vu la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ;

- Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par l'ordonnance n° 2005-650 du 6 juin 2005relative à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques ;

- Vu la loi 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations ;

- Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n° 2006-1828 du 23 décembre 2006 ;

- Vu le décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communication des documents d'archives publiques ;

- Vu le décret n° 79-1039 du 3 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits des documents conservés dans les dépôts d'archives publiques ;

- Vu le décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques ;

- Vu l’arrêté du Président du Conseil général du Var du 4 octobre 1994 portant création de la régie de recettes de la direction des Archives départementales du Var ;

- Vu l’arrêté du Président du Conseil général du Var du 20 mars 1995 portant création d’un traitement automatisé d’informations nominatives à la direction des Archives départementales du Var ;

- Sur proposition du directeur général des services du Conseil général du Var

ARRÊTE

Art. 1. Le présent arrêté annule et remplace l’arrêté du 16 mai 2007.

TITRE I - ADMISSION DES LECTEURS

Art. 2. L’accès à la salle de lecture est réservé aux personnes consultant les documents conservés aux Archives départementales du Var.

Elle est ouverte toute l’année du lundi au vendredi de 8 heures 30 à 17 heures, sauf les jours fériés ou jours exceptionnellement fermés par décision du Président du Conseil général du Var.

Art. 3. Sont interdites au public les parties du service autres que les salles de lecture et les espaces d’accueil et notamment les dépôts de rangement des documents en instance et les magasins de conservation.

L’utilisation des salles comme lieu de travail y impose le silence et le respect des autres lecteurs. Les téléphones portables y sont éteints. Les animaux n'y sont pas acceptés, excepté les chiens guides d’aveugle.

TITRE II - INSCRIPTION DES LECTEURS

Art. 4. Tout lecteur se fait inscrire annuellement auprès de l'agent d'accueil avant d'entrer dans la salle de lecture, en lui présentant une pièce officielle d’identité (carte d’identité, permis de conduire ou passeport) comportant une photographie et en lui fournissant les informations nécessaires pour remplir une fiche de renseignements. Le présent règlement est remis au lecteur qui atteste en avoir pris connaissance.

Le lecteur bénéficie du droit d’accès et de rectification pour les informations le concernant.

TITRE III - ASSISTANCE AUX LECTEURS

Art. 5. Le personnel ne se substitue pas au lecteur pour ses recherches, mais peut le guider dans la consultation des instruments de recherche, inventaires, fichiers et bases de données disponibles en salle de lecture. Les instruments de recherche sont remis en place après utilisation.

Art.6. Un accueil spécifique pour les recherches foncières est proposé sur rendez-vous. Ce rendez-vous est fixé à 1h30 maximum. Les lecteurs peuvent choisir leur horaire, soit 8h45, 10h30, 13h30 ou 15h15.

Art. 7. Les permanents de salle règlent les différends ou difficultés qui pourraient survenir. Les recours sont possibles auprès du responsable de salle et du directeur des Archives départementales ou de ses adjoints.

TITRE IV - COMMUNICATION DES DOCUMENTS

Art. 8. Les magasiniers vont chercher les documents dans les magasins à heures fixes, affichées à la banque de prêt.

Les levées sont interrompues entre 12 heures et 13 heures 30, et après 16 heures.

Art. 9. Le nombre de documents originaux (archives, ouvrages de bibliothèque) communiqués ne peut excéder 15 articles par jour pour chaque lecteur, y compris les documents réservés et en pré-demande. Pas plus de cinq documents ne peuvent être demandés simultanément. Une nouvelle demande n'est prise en compte que si au moins un des documents a été rendu.

Les chercheurs qui viennent consulter un microfilm ou des documents numérisés peuvent réserver à l’avance un lecteur de microfilms ou un ordinateur sous réserve de l’inscription réglementaire.

Les demandes de communication pour le jour même sont saisies par les lecteurs sur les micro-ordinateurs réservés à cet effet après qu'ils se sont fait attribuer un numéro de table. À défaut, la saisie est faite par le personnel de la salle sur présentation d’un bulletin de commande rempli par le lecteur et comportant le libellé de l’article et sa cote.

Les lecteurs ont la possibilité de commander des documents en utilisant la procédure de pré-demande. Cette faculté peut être refusée à tout lecteur qui ne serait pas venu consulter les documents demandés. Les pré-demandes sont remplies par le lecteur et données aux permanents de salle. Les pré-demandes par mail ou par internet via le site des Archives départementales sont possibles mais doivent être faites 24 heures avant la date de visite.

Les pré-demandes des documents portant une cote composée de la lettre de série W (archives contemporaines) sont obligatoires 48 heures à l'avance.

La réservation d’articles déjà communiqués peut être effectuée pour une durée de huit jours, elle ne peut s’appliquer qu’à trois documents pour chaque lecteur. Toute demande de réservation est notifiée au permanent de salle.

Art. 10. Les documents sont retirés et remis exclusivement auprès des permanents de la salle, qui ne communiquent pas simultanément plus :

• d’une liasse,

• de trois registres,

• ou d’un cédérom.

Tout document microfilmé ou numérisé n’est plus communiqué que sous ces formes.

La consultation d’archives fragiles ou abîmées peut être soit interdite, soit soumise à l’autorisation du directeur des Archives départementales ou de ses adjoints.

Tout article endommagé ou comportant des lacunes est signalé aux permanents de salle.

TITRE V - POLICE DES SALLES (DISCIPLINE)

Art. 11. La consultation des documents s’effectue en salle de lecture. Elle est subordonnée au dépôt par le chercheur de tous sacs, serviettes, casques, sac à dos, housse d’ordinateur et objets volumineux et de grande contenance, dans les casiers prévus à cet effet. Le lecteur n'introduit en salle de lecture que le matériel nécessaire à la consultation  (crayon à papier, feuilles volantes, cahier ou classeur peu volumineux, ordinateur portable et appareil photographique) à l'exclusion de tout objet ou produit susceptible d’endommager les documents, tel que boisson et nourriture.

Art. 12. Les personnes chargées d’assurer le service du public sont également responsables de la surveillance des salles et habilitées à procéder à des contrôles.

Les permanents de salle assermentés ont le pouvoir de dresser des procès-verbaux en cas de constatation d’infractions au code pénal et, en cas de suspicion de vol, d'empêcher toute sortie des salles jusqu’à l’arrivée d’un officier de police judiciaire.

La communication est personnelle et les documents sont donc manipulés uniquement par le lecteur qui les a commandés. Celui-ci respecte l’ordre dans lequel figurent les documents au sein de chaque article et les manipule avec précaution, sans les empiler ni prendre appui sur eux, notamment pour les décalquer. Porter atteinte à l'intégrité d'un document par des annotations ou des surcharges constitue une dégradation qui est passible de poursuites en vertu des dispositions de l'article 433-4 du code pénal. Soustraire des documents de la liasse ou du carton dans lesquels ils se trouvent normalement constitue un vol également passible de poursuites en vertu des mêmes dispositions.

Art. 13. La réservation d’un appareil de microfilm ou un ordinateur est annulée pour toute personne ayant un retard de plus d’une demi-heure.

TITRE VI - CONDITIONS DE REPRODUCTION DES DOCUMENTS

Art. 14. Tout lecteur désireux d’obtenir, à ses frais, une photocopie s’adresse aux permanents de salle.

Les photocopies de documents originaux sont réalisées par le personnel de la salle du public, entre 9 heures et 12 heures et entre 14 heures et 16 heures. Les photocopies de microfilms ou de documents numérisés sont réalisées par les chercheurs eux-mêmes sur les lecteurs-reproducteurs ou à partir des ordinateurs mis à leur disposition.

En fonction de l'affluence et d'une demande supérieure à 25 photocopies, la délivrance peut-être reportée à une date ultérieure.

Le règlement de toutes les photocopies est dû sauf en cas de défaillance technique de l’appareil.

Les commandes de copie de grand format, c'est à-dire au-delà du A2 sont numérisées, quand cela est possible, par le service photographique et fournies sous forme numérique uniquement. A charge au lecteur de le matérialiser sous forme papier par ses propres moyens.

Les commandes de reproduction numérique ne sont exécutées que les mardis et jeudis après-midi, et sont réglables d’avance, sauf formats exceptionnels.

Art. 15. Les reproductions photographiques sont soumises à l'autorisation du permanent de salle. Elles peuvent être faites par les lecteurs eux-mêmes ou par le service photographique des Archives départementales. Dans ce cas, elles donnent lieu à un bon de commande, réglable d’avance et exécutable dans un délai d’un mois.

Art. 16. Le règlement des reproductions se fait auprès du régisseur des recettes de la direction des Archives départementales, ou en cas d’absence du régisseur auprès de son suppléant.

Art. 17. Le directeur général des services du Conseil général du Var, le directeur des Archives départementales du Var et le payeur départemental du Var sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de la notification et de l’exécution du présent arrêté qui sera publié dans le Recueil des actes administratifs du Département.

Toulon, le 3 mars 2015

Le Président du Conseil général du Var

Horace LANFRANCHI.