Glossaire de termes archivistiques
Extrait du Dictionnaire de terminologie archivistique de la Direction des Archives de France, 2002.
ANALYSE (ARCHIVISTIQUE)
Étape essentielle de la description archivistique, qui consiste à présenter, sous une forme organisée, concise et précise, les données d'ordre historique et diplomatique contenues dans un document ou dans un ensemble de documents (de la pièce au fonds). Cette expression désigne aussi, par extension, l'énoncé lui même.
ARCHIVES
Documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. Le mot archives est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.
BORDEREAU DE VERSEMENT
Pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche.
CADRE DE CLASSEMENT
Plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries. Cette répartition détermine la cotation. Le cadre de classement ne doit pas être confondu avec le plan de classement.
CATALOGUE
Instrument de recherche analytique et méthodique portant sur des documents choisis parce qu’ils sont de même type, comme les cartes et plans, les cartes postales, etc., ou parce qu’ils ont été réunis dans un dessein particulier, comme une exposition, quel que soit le fonds auquel ils appartiennent et quel que soit leur lieu de conservation (matérielle).
CLASSEMENT
* (1) Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé en application du principe du respect des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe, selon des critères chronologiques, géographiques, numériques, alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver.
* (2) Opération matérielle de mise en ordre des documents par leur insertion dans le dossier correspondant.
* (3) Procédure de protection d'un fonds d'archives privées au titre d'une législation spécifique sur les archives ou sur les biens culturels.
COMMUNICABILITÉ
Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public.
COTE
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.
DÉLAI DE COMMUNICABILITÉ
Espace de temps légal ou réglementaire à l'expiration duquel un document ou un ensemble de documents devient librement communicable.
DÉROGATION [AUX DÉLAIS LÉGAUX DE COMMUNICABILITÉ DES ARCHIVES PUBLIQUES]
Autorisation administrative exceptionnelle et individuelle nominative de consulter des documents d'archives publiques conservés dans un service d'archives public avant l'expiration de leur délai de communicabilité.
DESCRIPTEUR
Mot-clé retenu dans un lexique ou un thésaurus pour indexer une notion apparaissant dans une analyse ou un document.
DESCRIPTION ARCHIVISTIQUE
Présentation intellectuelle et matérielle d’une unité de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative ou historique.
DOSSIER
Ensemble de documents constitués soit organiquement par le producteur d’archives (1) pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement (1) dans le service d'archives. À distinguer du mot article.
ÉTAT DES FONDS
Instrument de recherche décrivant de façon succincte l’ensemble des fonds et collections d'un ou de plusieurs service(s) d'archives.
ÉTAT DES VERSEMENTS
Instrument de recherche décrivant de façon sommaire les versements reçus par un service d’archives et se présentant par numéro de versement ou par ordre méthodique des services versants ou des grands domaines d'attribution. La présentation méthodique reconstitue intellectuellement le fonds d'archives d'un producteur éclaté en plusieurs versements.
ÉTAT SOMMAIRE
Instrument de recherche décrivant, au niveau de la série organique, un(e) (ou plusieurs) fonds ou série(s). L’état des versements est un type d’état sommaire.
FONDS ET COLLECTIONS
Expression habituellement utilisée pour designer l'ensemble des documents conservés dans un service d'archives.
GUIDE DE RECHERCHE
Instrument de recherche destiné à apporter une orientation méthodologique dans des fonds ou collections indépendamment des lieux de conservation et des systèmes de classement. Il peut porter sur des types de documents, un ou plusieurs fonds, un ou plusieurs thèmes.
GUIDE DE(S) SOURCES
Instrument de recherche décrivant au niveau approprié les fonds ou collections relatifs à un thème donné, indépendamment des lieux de conservation et des systèmes de classement
INDEX
Liste alphabétique des termes, en général des noms de personnes physiques ou morales, de lieux ou de matières relevés dans des documents d'archives ou dans un instrument de recherche, assortis des références correspondantes (cote ou numéro de page) destinées à retrouver les occurrences de ces termes.
INSTRUMENT DE RECHERCHE
Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.
Les instruments de recherche fondamentaux sont, en allant du général au particulier, les états des fonds et les guides, les états sommaires et états des versements, les répertoires méthodiques ou numériques et les bordereaux de versement, les inventaires sommaires ou analytiques, les catalogues, les inventaires-index.
INVENTAIRE (D’ARCHIVES)
* (1) Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
* (2) Terme employé dans le langage courant comme synonyme d'instrument de recherche.
INVENTAIRE ANALYTIQUE
Instrument de recherche donnant une analyse détaillée (le plus souvent sous forme d’une analyse diplomatique) de toutes les pièces d'un fonds ou d'une collection.
INVENTAIRE SOMMAIRE
Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection.
INVENTAIRE [SOMMAIRE] PAR ÉCHANTILLONNAGE
Instrument de recherche donnant une analyse ou de longs extraits d’une sélection de pièces d’un fonds ou d'une collection et passant les autres sous silence ou en les évoquant par un simple etc. Ce type d’instrument de recherche est aujourd’hui proscrit par la réglementation archivistique française.
MÈTRE LINÉAIRE
Unité de mesure des archives (1) correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur.
MICROFILM
Film photographique se présentant en rouleau ou en bande comportant une série d’images de documents de dimension très réduites, résultant de leur reproduction.
NIVEAU DE DESCRIPTION
Niveau choisi pour la description de l’unité de description (fonds, série organique, sous-série organique, dossier, pièce) et qui détermine le type d’instrument de recherche à établir : à la description par fonds correspond l’état des fonds ou le guide, à la description par séries organiques, l’état sommaire ou l’état des versements, à la description par dossier le répertoire, à la description par pièce l’inventaire ou le catalogue.
PIÈCE
La plus petite unité de description indivisible à la fois matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre ...)
PLAN DE CLASSEMENT
* (1) Système qui fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux doivent être organisés, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.
* (2) Ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.
PRODUCTEUR (D’ARCHIVES)
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives (1) dans l'exercice de son activité.
RÉPERTOIRE
* (1) Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l’article, et donnant pour chacun, sa cote, ses dates extrêmes et une analyse aussi courte que possible.
* (2) Terme abusivement employé comme synonyme d’instrument de recherche.
RÉPERTOIRE DÉTAILLÉ
Répertoire (1) dont l’analyse de certains articles est développée au-delà de l’intitulé.
RÉPERTOIRE MÉTHODIQUE
Répertoire (1) présentant l’analyse de chaque article selon un ordre méthodique et logique indépendant de la cotation.
RÉPERTOIRE MÉTHODIQUE DÉTAILLÉ
Répertoire détaillé présentant l’analyse de chaque article selon un ordre méthodique et logique indépendant de sa cotation.
RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE
Répertoire (1) présentant chaque article dans l’ordre numérique des cotes.
RÉPERTOIRE NUMÉRIQUE DÉTAILLÉ
Répertoire détaillé présentant chaque article dans l’ordre numérique des cotes.
RESPECT DE L’INTÉGRITÉ DES FONDS
Principe consistant à maintenir un fonds d’archives dans sa composition originelle, c’est-à-dire dans morcellement, sans élimination non autorisée et addition d’éléments étrangers. Ce principe découle du respect des fonds.
RESPECT DE L’ORDRE PRIMITIF / ORIGINEL
Principe consistant, au sein d’un fonds d’archives, à maintenir intact ou à le restaurer le classement (1) interne des documents qui le compose établi par le producteur. Ce principe découle du respect des fonds.
RESPECT DE LA PROVENANCE
Principe consistant à laisser groupées, sans les mélanger à d’autres, les archives (1) émanant d’un même producteur. Ce principe découle du respect des fonds.
RESPECT DES FONDS
Principe fondamental de l'archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.
SÉRIE
Division primaire d’un cadre de classement, généralement désignée par une lettre ou plusieurs lettres de l'alphabet, appelée(s) "lettre(s) de série" qui ser(ven)t à la cotation des articles qui la composent. La série, qu’il ne faut pas confondre avec la série organique, correspond soit à un fonds, soit à une partie de fonds ou à un regroupement de fonds, soit encore à une tranche chronologique.
SÉRIE ORGANIQUE
Division organique du fonds, identifiée par l’archiviste lors de son classement (1), qui constitue en un ensemble de dossiers maintenus groupés parce qu’ils résultent d’une même activité, se rapportent à une même fonction ou à un même sujet, ou revêtent une même forme
SOUS-DOSSIER
Division organique du dossier.
SOUS-FONDS
Division organique du fonds.
SOUS-SÉRIE
Subdivision d'une série.
SOUS-SÉRIE ORGANIQUE
Subdivision de la série organique.
TABLE DE CONCORDANCE
Dans un instrument de recherche, liste donnant l'équivalence entre les anciennes et les nouvelles cotes des articles, lorsque le travail de classement (1) a entraîné un changement de cotation.