Autres formes de contrôle
Les autre formes de contrôle consistent à vérifier la bonne application des obligations à exercer par les établissements de santé pour leurs archives publiques. Ces obligations sont les suivantes :
- Demander le visa pour toute destruction d'archives publiques (art. R 212-14 du code du patrimoine).
Pour plus de détails, voir la rubrique "Trier et éliminer les archives". - Informer le préfet de tous travaux de construction et d’aménagement de locaux qu’ils soient définitifs ou provisoires pour la conservation d'archives publiques (descriptif des travaux, plans…) avant le lancement d’un appel d’offres (art. R 212-12 du code du patrimoine).
Pour plus de détails, voir la rubrique "Conserver les archives". - Signaler tout sinistre (incendie, inondation,…), soustraction ou détournement d’archives publiques (art. R 212-12 du code du patrimoine).
- Faire une déclaration préalable au Directeur des Archives départementales lors d'un projet d'externalisation d'archives* administratives et/ou médicales, quel que soit le support (électronique ou papier). Attention : la déclaration doit précéder le lancement de toute procédure de consultation des entreprises en vue de l’attribution du marché public d’externalisation, et par conséquent la signature du contrat de dépôt. Les éléments suivants doivent y être mentionnés : contexte, objectifs, calendrier, durée prévisionnelle de l’opération ; listes, dates extrêmes, volume, métrage linéaire ou nombre des documents déposés. Ces éléments feront l’objet d’une vérification dont les conclusions seront communiquées par écrit au détenteur légitime des archives publiques. Faire appel obligatoirement à un prestataire agréé. Pour plus de détails, voir la rubrique "Externalisation"
* C’est-à-dire celles qui, n’ayant pas atteint la fin de leur durée d’utilité administrative, n’ont pas encore fait l’objet de sélection (tri suivi d’élimination) à des fins historiques pour les besoins de la recherche scientifique.
- Etablir un procès-verbal de récolement à chaque changement de directeur (aticle 4 du règlement de 1968).
- Respecter les consignes de communication.
Pour plus de détails, voir la rubrique "Communiquer les archives". - Pour les archivistes en poste dans un service constitué, il est recommandé de rédiger et remettre au préfet un rapport annuel.