Vous cherchez un relevé de formalités ou une transcription hypothécaire avant 1956

HISTORIQUE

Les archives hypothécaires antérieures au 1er janvier 1956, détenues à Draguignan par le 1er bureau des hypothèques, ont subi, au cours des inondations du 15 juin 2010, de graves dommages. Les documents endommagés ont fait l’objet d’un traitement spécifique par congélation et désinfection. 

A compter du 15 juin 2015, l'ensemble des registres hypothécaires antérieurs au 1er janvier 1956 a été transféré aux Archives départementales.

Entre juin 2015 et février 2019, les registres en état de l'être ont été numérisés et mis en ligne. Certains registres ont été restaurés et numérisés. Il manque encore des registres à restaurer avant leur numérisation. La liste des documents hypothécaires est complète sur le site, qu'ils soient numérisés ou non.

La présente fiche a pour objet de décrire le processus de recherche et d'obtention d'un acte transcrit par vos propres moyens.

A partir du 1er mars 2019, nous n'assurerons plus les recherches par correspondance, sauf cas mentionnés dans la présente fiche ou dans les présentations accompagnant les fonds.

1- TYPOLOGIE DES DOCUMENTS

Quatre types de documents constituent le fonds documentaire :

- Les tables alphabétiques du nom des propriétaires. Ces tables renvoient aux répertoires.
- Les répertoires : ils contiennent les identités des propriétaires classés par nom et avec leur prénom. Les répertoires renvoient aux comptes en indiquant les références aux registres des comptes.
- Les comptes recensent les actes de publicité foncière se rapportant à une personne identifiée. Ils sont classés chronologiquement. il s'agit des relevés de formalités.
- Les registres des transcriptions : ils comportent les actes rédigés manuellement, puis dactylographiés.

2- PROCESSUS DE DÉLIVRANCE DES RENSEIGNEMENTS

Pour accéder à un acte il faut connaître :
- Le nom, le ou les prénoms du propriétaire,
- et, si possible, sa date de naissance.

Attention : il n'est pas possible de faire une recherche à partir du numéro de parcelle.

Le processus de délivrance des renseignements se déroule en deux temps :

1er temps : Recherche dans les tables numérisées des hypothèques le relevé de formalités

Vous connaissez un des propriétaires avant 1956, choisissez l’arrondissement où se trouve le bien immobilier.

• 1ère étape : recherchez le patronyme dans la table des noms. Notez les références du volume et du folio.
• 2ème étape : consultez le volume et le folio concernés dans la table nom-prénom.
• 3ème étape : notez les informations figurant dans la colonne « répertoire » : n° de volume et de case.
• 4ème étape : consultez le volume et la case des relevés de formalités.  Si le relevé de formalités n'est pas numérisé, c'est qu'il est en mauvais état et difficilement lisible. Aussi, pour les registres mentitionés "En mauvaise état. Consultable sur autorisation", adressez aux Archives départementales le formulaire rempli pour obtenir la liste des actes transcrits pour la personne recherchée, en indiquant les informations figurant dans la colonne « répertoire » : n° de volume et de case. Nous essayerons de faire la recherche pour vous si l'état du registre le permet et s'il est lisible. Pour les autres registres, mentionnés "En lacune" ou "En mauvais état. Non communicable", malheureusement, nous ne pourrons pas faire la recherche.

Pour une société, une association, une entreprise, ..., faîtes la recherche dans les tables des noms à société, association ou au nom de la structure.
Si vous ne trouvez aucune référence à un compte, c'est qu'il n'existe pas.

2ème temps : Recherche de transcription hypothécaire

Une fois que vous avez le compte de la personne issu des relevés de formalités, relevez les références des actes dans les deux premières colonnes de la case. Il est indiqué le numéro de volume et le numéro d"'article", c'est-à-dire de l'acte dans le volumes des transcriptions hypothécaires qui ont été numérisées et qui sont consultables sur le site.

- Conservation de Brignoles : de l'An VIII à 1926, date de fermeture du bureau. Pour la suite, voir la Conservation de Draguignan.

- Conservation de Draguignan : de l'An VIII à 1952 (1ère série - vol. 1 à 2441). De 1953 à 1956 (2ème série - vol. 1 à 216), nous faire la demande d'acte(s) car la numérisation est en PDF et pour l'instant, il est difficile de mettre en ligne ses fichiers.

- Conservation de Toulon : de l'An VIII à 1956. Il existe deux séries de registres : 1ère série An VIII - octobre 1921 (Vol. 1 à 1929) et 2ème série - Octobre 1921 - 1956 (Vol. 1 à 1788). Il faut cependant noter que 108 registres sont, de par leur état de conservation, non identifiables. Ils correspondent d'après ce que nous avons pu en déduire à des registres de la période 1919-1921, sans que nous sachions exactement quels numéros de volumes sont concernés.

Les registres des transcriptions hypothécaires signalés "En mauvais état de conservation. Non communicable" sont non communicables dans l'attente de leur restauration prévue sur 3 ans. En effet, ils ont été inondés le 10 juin 2010 dans les locaux du Service de la Publicité foncièe (ex Consevation des hypothèques) à Draguignan. A signaler aussi, que certains registres ont purement disparus et sont notés "En lacune".

Cependant, pour les registres mentitionés "En mauvaise état. Consultable sur autorisation", adressez aux Archives départementales le formulaire rempli pour obtenir un acte au registre des transcriptions en indiquant bien la conservation dont dépend le bien, le numéro de volume et le n° d'article (n° d'acte).

Il est toutefois possible de retrouver les minutes des actes chez les notaires. Par contre, il faut savoir chez quel notaire l'acte a été passé afin de faire la demande de copie à l'étude dépositaire.