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Le versement

La procédure de versement

Les documents à conserver définitivement seront versés aux Archives départementales, après accord entre le service versant et les Archives départementales et conformément au tableau de gestion. Ils seront conservés sur le site de Draguignan ou de La Valette et seront consultables après une demande de communication.


1. La procédure administrative

Le versement aux Archives revêt un caractère juridique puisqu'il s'agit d'une décharge de la part du service et d'une prise en charge légale de la part des Archives départementales. C'est pourquoi il convient de respecter une procédure stricte :

  • Un bordereau de versement est établi par le service versant 
  • Il doit impérativement être envoyé par mail aux Archives départementales pour vérification avant d'effectuer le versement. Pour cela, il convient de le transmettre au personnel des Archives compétent.
  • Une fois le bordereau validé par les Archives, un numéro W (par exemple 2141 W) est attribué au versement. Ce numéro doit être reporté sur la tranche des boîtes.
  • Le bordereau de versement portant le numéro W doit être établi en trois exemplaires originaux et signés par le chef de service.
  • Dès réception des bordereaux de versement signés, la date effective du versement est fixée.
  • Après la prise en charge du versement, un exemplaire du bordereau signé est renvoyé au service versant.

2. La préparation matérielle du versement

  • Utiliser des boîtes d'une taille d'environ 10 cm de large afin qu'elles soient facilement manipulables et transportables.
  • Numéroter les boîtes en continu de 1 à n.      
    Attention : ne pas introduire de "bis" ou de "ter", ne pas recommencer la numérotation pour de nouvelles catégories de documents. Cette numérotation doit coïncider avec les numéros d'ordre inscrits sur le bordereau de versement.
  • Inscrire le numéro attribué à la boîte sur le petit côté de la boîte de façon lisible.
  • Evaluer la masse des documents à verser (métrage linéaire, nombre de boîtes...).

3. La rédaction du bordereau de versement

Elle doit être minutieuse et comporte six éléments de description.

    • Identification du service versant (intitulé sans sigles, nom et coordonnées téléphoniques de l'agent responsable du versement, nombre d'articles versés).
    • Le numéro d'ordre d'article (un article correspondant à 1 boîte).
    • Le résumé du contenu de l'article (description courte et précise: objet, action, nature des pièces). Attention : pensez à développer les sigles.
    • Les dates extrêmes par article (date la plus ancienne et date la plus récente).
    • Le nombre de pages du bordereau de versement.
    • La signature et le cachet du responsable du service versant.

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